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广东省食品安全质量协会管理制度

2018-08-10

广东省食品安全质量协会

管理制度

 

一、总则

     为树立协会良好形象,营造一个团结、有序、严谨、实干、高效的工作团队,创造更好的业绩,特制定以下有关制度,本制度适用于协会的每位员工。

 二、员工聘用制度

   (一)聘任规定

     1、具备规定学历,有较高文化素养,具有爱岗敬业、一丝不苟、积极进取精神,能够与他人团结合作为公司聘任员工的基本条件。

     2协会实行试用期制(一般为一至三个月),试用期发试用工资。试用期结束后由员工所在部门领导在<试用员工转正协议书>上签署意见。

    3、在试用期内表现突出的,由所在部门主任提出<试用员工转正协议书>,秘书长签字批准后,可提前结束试用期,转为正式员工。

    4、试用期内协会、员工双方均可随时解除试用期劳动合同。

    5、聘用期间协会有权根据员工的能力和表现,调整其工作岗位。协会按国家规定为员工提供安全、卫生的工作环境和劳动保护;根据政府规定协会状况发放员工福利。

(二)解聘规定 具备下列情形之一者协会予以解聘、辞退员工:

   1、依法被追究刑事责任、劳动教养、通缉者;

   2、违备协会各项规章制度情节严重者;

   3、给协会形象和声誉造成不良影响者;

   4、协会实行末尾淘汰制中不能胜任工作者;

   5、协会予以警告处分、累计达三次以上者(含三次);

   6、因非工伤医疗期满后不能从事原工作者;按法律、法规、政策规定或合同约定应予解除劳动合同者;协会因经营情况发生变化而富余的员工。协会与员工发生劳务纠纷,且双方不能协商解决的,应向所在市劳动争议仲裁委员会申请仲裁。

三、考勤制度

 (一)协会正常工作时间是星期一至星期五,周末双休。

 (二)协会员工享受国家法定节假日休息制度。

 (三)协会员工不得擅自迟到、早退和旷工。

    1、迟到:月迟到三次(含三次)以上者协会协会予以警告处分;年累计迟到十次以上者协会予以解聘。

    2、早退:未经批准早退不足半小时罚款5元,超半小时按旷工半日处理。

    3、旷工:按日工资的两倍处罚;无故连续旷工3天,按自动离职处理。

    4、员工请假应经过审批。 (1)、所有病假、事假,向秘书长请示并秘书长批准;请假应提前半天向秘书长请示,并将休假期间内与自己有关的工作向有关人员交代清楚; 做好交接工作。

   5、每月15日为发薪日,新员工的薪金以实际工作天数按比例发薪。

 四、工作制度

    协会为服务行业机构,以优良的作风为标尺,并充分体现以人为本纪律严格的特点。

   (一)当日的工作,绝不拖延至第二日。

   (二)工作期间内严禁闲聊、睡觉、吃零食,工作场所严禁喧哗、嬉笑打闹。

   (三)接到咨询电话,要耐心介绍并记录,如自己不能处理,应马上找其他人接待。对于客户遗留的问题,要及时予以回复。协会任何工作,均与每位员工有关,不能以任何借口相互推诿,应处处以主人身份主动去做。员工尽量熟悉各项业务,成为多面手,能够做到一职多能,在工作上应相互协助,杜绝有人没事干,有事没人干的事情发生。

   (四)因公会客可到适当的办公室,私人朋友应在休闲区接待;各部门若有重要客户来访应事先通知培训老师,以便做好接待工作。

   (五)上班时间,办公室内不得利用计算机运行工作范围以外的程序,严禁将计算机用于电脑游戏。

   (六)保证自己办公桌及其周围环境的清洁。所有办公物品、书籍等属协会的财产,要仔细保管,用后放回原处。每位员工都应注意节约各种能源。

   (七)培训教学场所禁止吸烟,吸烟者应到吸烟区。

   (八)下班离开协会前,要关好门窗,检查并关闭各种电器开关。

   (九)全职员工在本职工作之外,不得在其它单位兼职或从事与协会培训机构存在同业竞争的工作。

   (十)工作期间不能随意外出。如需外出办事,应向秘书长请示,经批准后方可外出。

   (十一)员工要不断学习,不断完善自我,要有开拓进取的精神。

   (十二)员工须服从领导,做到令行禁止。

五、礼仪制度

   (一)工作期间,要注意仪容、仪态、做到整洁、稳重。以饱满自信的精神状态投入工作。

   (二)有客户来咨询或办理有关事情,应主动、亲切、详细地介绍协会有关事宜。如遇自身不懂之处应立刻请教,不可随意答疑。

   (三)客户对协会协会有种种质疑时,严禁员工争辩,应先耐心的听清客户提出的问题和意见,再根据实际情况和规定,予以详细解释和答复,严禁与客户争吵。与客户发生争吵影响协会形象和声誉造成不良影响者协会当即予以解聘。

   (四)员工交往相处,态度要诚恳、热情、形成融洽和谐、团结互助的人际氛围,即使工作繁忙也要避免冷落和不耐烦的表现。

   (五)交谈时,要尽量避免相互干扰,使用或移动各种物品时要轻拿轻放。

   (六)员工可以书面或口头形式向协会提出合理化建议。一经采纳并产生显著效益协会给予奖励。

   (七)人为损坏办公设备和办公用品,除照价赔偿外,处以适当罚款。

 六、卫生制度

   (一)每天需将每间办公室窗户打开,保持通风;

   (二)定期对协会公共区域绿化植物进行养护(杀虫、浇水、施肥等);

   (三)定期清洗地面垃圾桶、教室内的教具、桌椅、窗台和楼梯扶手等并消毒;

   (四)个人物品须个人收好,与工作无关的书籍、物品及其它杂物须随时整理、收好;企业文件及相关事物须整理并规范其正确位置;保证办公桌面及周围环境的清洁;

   (五)每天最后离开协会的员工须关好门窗,关闭电源,做好最后的检查工作。

七、档案管理制度

   (一)协会档案资料是指协会及培训机构在从事公务活动时形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

   (二)协会档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则,由协会办公室主任主管档案工作,对协会档案实行统筹管理,统一调度,并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。

   (三)协会立卷归档的主要内容有:文书档案、财务档案、会员档案等。根据有关档案法规规定,各业务档案由各职能部门整理、立卷保管,涉及协会全局性的、综合性的文书和档案资料由办公室立卷归档。具体内容包括:

    1、协会及各部门召开的专业会议和研讨会,包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等。

    2、各部门专题研究报告、调研资料等。

    3、以协会名义的发文。

    4、相关单位和政府管理机关的文件。

    5、各种基建施工图纸、合同。

    6、重要的照片、录音资料、题字、题词等。

 (四)立卷按永久(50年以上)、长期(16-50年)、短期(15年以内)分别组卷。卷内文件要把正文和底稿,文件和附件,请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。

 (五)案卷厚度要适中,一般在2厘米左右,超过者可立分卷。

 (六)根据卷内文件之间的联系,进行系统排列,编序号,抄写案卷题目和案卷封面,确定保管期限,装订案卷,编制案卷目录等。

 (七)案卷按年份、机构排列,永久与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及注明存放卷年号与卷号。

 (八)准确做好文件索引,以方便查找。

 (九)档案资料的收集、立卷和保管工作由资料员负责。每天要及时将文件和资料归档,以免散失、积压。

 (十)确保档案安全。每年清理一次档案资料,对档案材料的数据和保管情况进行检查,发现问题及时采取措施补救。

(十一)清查档案时,对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把关,慎重对待,具体要点如下:

    1、销毁档案前要经过认真鉴定,提出销毁报告,报协会领导审批,确定要销毁的档案须进行登记。

    2、销毁档案材料要严格执行保密规定,须指派专人监督,以防泄密。

    3、秘密级以上档案不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。

(十二)档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守,严守机密,做好档案管理工作。对有下列行为之一的,根据情节轻重给予相应的处罚。

     1、将属于协会培训机构所有的档案据为己有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。

     2、损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。

     3、擅自提供、抄录、公布协会培训机构档案。

     4、涂改、伪造档案。

     5、玩忽职守,造成档案损失。

八、印章、登记证书等管理制度

1协会印章管理制度

协会印章的刻制、发放、保管、使用,以及停用和作废,特制定本制度。本制度中所指印章是在发布或管理的文件、凭证文书等与协会权利义务有关的文件上,需以协会或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。本制度所称印章包括协会公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。协会各部门公章、现金收(支)专用章、现金收(付)讫章、转帐收(付)讫章等参照本制度执行。印章管理制度适用于协会公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、银行业务、投资、担保、债权债务划分、员工调动、任免、对外签署的合同、协议及其他使用印章的文本等。印章授权管理和使用部门:协会印章,由协会会长授权以下部门分别管理和使用:①协会行政章由协会行政部负责管理和使用。 ②发票专用章、财务专用章、合同专用章、法定代表人印章由财务部主管会计负责管理和使用。③现金收(支)专用章由出纳负责管理和使用。 ④现金收(付)讫章可按编号分别由出纳和货款结算员按各自职责权限管理和使用。 ⑤转帐收(付)讫章由银行会计负责管理和使用。 ⑥协会各部门印章由各部门负责人亲自或授权管理和使用。禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等加盖协会印章。

2、登记证书等管理制度

协会法人证书以及其他证书是对外交往的重要凭证,具有法律效力。为了加强管理,保证协会各项业务的顺利进行,特制定本制度。①证书的保管:证书包括:开户许可证、机构信用代码证、税务登记证、组织代码机构证和社会团体法人登记证书。a开户许可证、机构信用代码证、税务登记证、组织代码机构证和社会团体法人登记证书由秘书处负责保管。b各项证书,原则上不得带出,因特殊情况需要带出使用时,须经秘书长批准、签字备案后,由证件保管人员亲自携带使用,严防丢失。②证书的使用:使用证书实行登记制度,登记表由办公室存档,以便备查。具体包括:a日常事务性办公需要法人证书,如联系业务、各种证照年检或使用复印件等,须经办公室审核,由办公室签批。b各类合同等重要文件,需要法人证书原件或复印件的,须经办公室审核,由办公室签批。c各级政府和相关部门行文需要协会法人证书原件或复印件的,须经办公室审核,办公室签批。d各类合同、协议等文件及对政府、相关部门行文需要法人证书原件或复印件的须经办公室审核,办公室签批,此外需登记备案,以备查阅。e禁止未经办公室允许私自复印法人证书原件及其他证件。违反本制度规定,造成后果将由直接负责人负责,后果严重的,追究直接责任人经济责任或法律责任。              

 

 

  广东省食品安全质量协会

    2017年1月15日